Norges Orienteringsforbunds personvernerklæring
Alle skal kunne være trygge på at vi behandler deres personopplysninger på en ansvarlig måte. I forbindelse med nye personvernregler (GDPR), finner dere her vår personvernerklæring. I denne personvernerklæringen finner dere informasjon om hvordan Norges Orienteringsforbund (heretter NOF) innhenter og behandler personopplysninger og om hvordan dere kan ta kontakt ved eventuelle spørsmål og hvilke rettigheter dere ellers har. I tillegg kan dere lese nærmere om idrettens håndtering av personopplysninger, gjennom Norges Idrettsforbunds (NIF) nettside. Orienteringsforbundet er et organisasjonsledd i NIF.
Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger.
Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.
NOF behandler personopplysninger som arbeidsgiver, som et organisasjonsledd under Norges Idrettsforbund i idrettens sentrale databaser og i forbindelse med besøk på nettsider som www.orientering.no og sider knyttet til våre IT-løsninger.
Vi tar personvern på alvor og er opptatt av å ivareta personvernlovgivningen slik at vi ivaretar personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. Alle skal kunne være trygge på at vi behandler deres personopplysninger på en ansvarlig måte.
Denne personvernerklæringen gir opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan de samles inn og hvilke rettigheter du har når personopplysninger om deg er registrert hos oss. NOF er behandlingsansvarlig for den behandling av personopplysninger som beskrives her. Generalsekretæren i NOF er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av NOF, mens tilsvarende ansvar finnes hos de respektive o-kretser og klubber som behandler personopplysninger.
Du finner informasjon om behandling av personopplysninger og informasjonssikkerhet i idretten generelt hos Idrettsforbundet: Personvern i idretten (idrettsforbundet.no)
Medlemsopplysninger
NOF behandler personopplysninger om medlemmer som er nødvendig for ditt medlemskap og din aktivitet i o-idretten. Registrering av medlemsopplysninger er en forutsetning for medlemskap i norsk o-idrett.
Blant opplysningene som kan behandles er navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon, familierelasjoner, betalingskrav, lisens/forsikring, påmeldinger til kurs og konkurranser, resultater, kompetanse (idretts-cv), roller du har idretten og annen informasjon som er relatert til medlemskap og aktivitet. Dersom du ikke registrerer deg selv gjennom Min idrett, blir dine opplysninger registrert av klubben eller det organisasjonsleddet du har din kontakt med. Min idrett er i utgangspunktet løsningen til Norges Idrettsforbund, som benyttes av NOF. Det er NIF som er behandlingsansvarlig for Min idrett.
Nettsider og sosiale media
Nyhetsbrev
NOF sender nyhetsbrev og/eller annen informasjon per epost. Dette er frivillig. For å kunne sende nyhetsbrevet til riktig person er det nødvendig å registreres med navn og e-postadresse.
Disse opplysningene lagres på en sikker måte og vil ikke bli videreformidlet til andre.
Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke.
Informasjonskapsler på nettsider («Cookies»)
Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjon om din bruk av våre nettsider lagres i en informasjonskapsel på din PC. Behandling og lagring av opplysninger ved bruk av informasjonskapsler krever at den besøkende er informert om at informasjonskapslene brukes og har samtykket til dette. De fleste nettlesere er stilt inn til å godta informasjonskapsler fra nettsteder. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting i din nettleser. Informasjon om dette finnes i hjelpefunksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at å begrense tilgangen til informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.
NOF benytter analyseverktøy for å studere trafikk, bruksmønstre og trender på nettsidene. Dataene som samles inn brukes for å optimalisere brukeropplevelsen og tilpasse innholdet på nettsiden. Vi bruker analyseverktøyet kun for å innhente generell informasjon.
Mottakere av personopplysninger
NIF benytter Buypass AS som er underleverandør for NIFs løsning for brukertilgang/pålogging til idrettssystemene, og utleverer fødselsnummer, navn, mobiltelefon og e-postadresse i denne sammenheng. Gjennom Min idrett betales også forsikring (for dem som tenger en slik). Her er betalingsløsningen satt opp av NIF, som har en avtale med Buypass AS.
NOF vil i forbindelse med påmelding til konkurranser – som gjøres i vårt arrangementssystem Eventor,utlevere basis personopplysninger for utøvere og støtteapparat til arrangøren av arrangementet, i tråd med de krav som stilles til slik utlevering. Utleveringen av relevante opplysninger til arrangør er nødvendig for at utøvere og støtteapparat skal kunne delta i de aktuelle konkurranser. Opplysningene som oppgis i Eventor, lagres i en egen database som driftes av Eventor og vil ikke bli videreformidlet til andre. Det er inngått en egen databehandleravtale mellom NOF og Eventor som regulerer hvordan personopplysningene håndteres på en forsvarlig måte.
For øvrig vil personopplysningene som er relevante i forhold til den enkeltes tilknytninger til o-idretten, bli behandlet av NOF. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er at det er nødvendig for å administrere den enkeltes tilknytning til NOF, som er grunnlaget for utøvelse av idrettsaktiviteter og støttefunksjoner.
NOF utleverer personopplysninger til Brønnøysundregistrene/Frivillighetsregisteret for styre og ledelse i alle juridiske organisasjonsledd fordi vi er rettslig forpliktet til dette.
Særskilt for toppidrettsutøvere om fysiske tester og helse
NIF ved Olympiatoppen behandler personopplysninger i forbindelse med særskilte toppidrettsforhold som ulike søknader, fysiske tester og helseopplysninger. Helseopplysninger for toppidrettsutøvere registreres i samsvar med helselovgivningen.
For søknader og registrering av fysiologiske data i forbindelse med tester mv. kreves det samtykke av utøveren, og NOF vil ikke behandle slike helseopplysninger om deg uten at du har gitt ditt samtykke.
For landslagsutøvere har vi en ordning med helseattest. Den består av to deler, en egenerklæring fra utøver og et skjema fra en undersøkelse utført av fastlege. Det er bare en person hos NOF som har tilgang til helseattestene, og de blir oppbevart på en sikker måte. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke.
Avidentifisering og sletting av data
NIF har en detaljert oppstilling i forhold til når en person kan slettes i idrettens systemer. Dette må NOF, som et organisasjonsledd under NIF, forholde seg til. Ulike lover stiller krav til oppbevaring av personopplysninger i flere sammenhenger, også etter at ens aktive forhold til idretten er avsluttet. Eksempler på dette er i forbindelse med forsikring/lisens og bokføring av økonomiske transaksjoner, eller at en har idrettsresultater eller roller som innebærer behov for å ivareta historiske opplysninger.
Før data blir slettet vil det også være aktuelt å lagre disse i pseudonymisert form for at idretten skal kunne bruke basisopplysninger som f.eks. kjønn, fødselsdato, poststed og idrett som grunnlag for statisk analyse av f.eks. medlemsutvikling og frafall eller utvikling/endring i tillitsvalgte over tid.
For personer som ikke omfattes av slike forhold, vil data bli slettet ett år etter at forholdet til idretten er avsluttet.
Rett til innsyn
Enhver kan kreve å få vite hva slags behandling av personopplysninger NOF foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.
Dersom du er registrert i NOFs systemer har du krav på å få vite hvilke opplysninger om deg som er registrert og hvilken kilde personopplysningene kommer fra, dersom opplysningene ikke er gitt av deg selv. Dette gjelder f.eks. personopplysninger registrert i konkurranseaktivitet. Det gis innsyn i en samlet oversikt av opplysninger basert på skriftlig henvendelse, se kontaktinformasjon nedenfor.
Du kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen som nevnt ovenfor i den grad dette er nødvendig for at du skal kunne ivareta egne interesser.
Retting, sletting og behandling av personopplysninger
Dersom NOF behandler personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan du kreve at NOF skal rette eller slette de mangelfulle opplysningene.
NOF skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. NOF skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.
Du har også rett til å protestere mot vår behandling av dine opplysninger. Dersom det viser seg at opplysningene er uriktige eller ufullstendige, eller at vi behandler personopplysninger vi ikke har grunnlag for å behandle, har du rett til å kreve at vi retter, supplerer eller sletter disse opplysningene innen 30 virkedager etter at vi har mottatt henvendelse om dette. Du har rett til å kreve at behandlingen av personopplysninger begrenses i den perioden vi bruker til å kontrollere riktigheten av behandlingen.
Trekke samtykke
Dersom behandlingen av dine personopplysninger er basert på avgitt samtykke, kan du trekke ditt samtykke når du ønsker. NOF vil da slette dine personopplysninger med mindre NOF har hjemmel til å oppbevare informasjon av hensyn til arkivformål i allmennhetens interesse eller andre lovhjemler. Når du trekker ditt samtykke innebærer det at ditt forhold til NOF avsluttes, og at f.eks. roller og verv du har avsluttes. Når samtykket trekkes påvirker det ikke lovligheten av den behandling som har vært utført frem til samtykket trekkes tilbake.
Dataportabilitet
Du har rett til å be om utlevering av dine personopplysninger i et maskinlesbart format for å kunne ta disse med til tredjepart. For utlevering av data i slik form vil dette skje basert på skriftlig henvendelse, se kontaktinformasjon nedenfor.
Kontaktinformasjon
Henvendelser kan rettes til nof@orientering.no (merket Personvern).
Klage
Dersom du mener det foreligger brudd på retningslinjer kan du klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon m.m. finnes på www.datatilsynet.no.
